SommaireSi un registre du personnel tenu à jour est obligatoire dans toutes les entreprises, en revanche les dossiers du personnel ne sont pas obligatoires sur un plan légal et comptable. Bien qu’ils ne revêtent pas de caractère obligatoire, les dossiers du personnel n’en demeurent pas moins indispensables à toutes les entreprises. Autrefois tenus dans des chemises cartonnées vouées à l’archivage, les dossiers du personnel sont aujourd’hui digitalisés et l’ensemble des données sont numérisées. Ces dossiers du personnel représentent un caractère fondamental dans la structuration interne de l’entreprise et dans la gestion RH.
Que contient le dossier du personnel ?
Qu’il soit au format papier ou bien au format numérique, un dossier du personnel contient l’ensemble des données professionnelles d’un même salarié. Ces données professionnelles sont obtenues tout au long de son activité professionnelle au sein de l’entreprise. Depuis son état civil complet (plus des documents administratifs tels que permis de conduire, permis de séjour, copie de la pièce d’identité, copie de la carte de sécurité sociale, situation de famille) et son CV à son embauche avec la copie du contrat de travail, en passant par ses coordonnées personnelles, ses coordonnées bancaires pour les virements de salaires et autres primes, les bulletins de salaire, les comptes rendus des entretiens annuels, jusqu’à ses arrêts de travail, l’ensemble de la documentation administrative inhérente à un salarié en activité au sein de l’entreprise.
En dehors de ses diplômes et de ses coordonnées professionnelles, aucune données personnelle ni allégation de quelque ordre que ce soit, ne doit figurer dans le dossier (religion, caractère, orientation sexuelle etc.) au risque d’être accusé de discrimination. Le dossier du personnel peut aussi contenir l’intégralité des processus d’onboarding (embauche) et d’offboarding (départ).
Voir aussi : la motivation du personnel
L’intérêt d’un SIRH dans la gestion des dossiers du personnel
Si, comme nous l’avons vu précédemment, les dossiers du personnel faisaient autrefois l’objet d’un archivage manuel, l’informatique permet aujourd’hui une nouvelle organisation. Les SIRH et les logiciels de gestion RH intègrent la fonction de gestion des dossiers du personnel. Ainsi, les données de l’ensemble des collaborateurs sont toutes réunies en un même lieu sans risque de perte ou de dégradation, contrairement aux documents papier. Conservées dans un disque dur ou sur un cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. dédié, ces données sont conservées en toute sécurité et sont accessibles à l’employeur comme au service RH en un instant. Lorsque l’employeur sera tenu de publier son bilan social, ces données seront réunies en peu de temps et de manière fiable.
Contrairement à l’archivage papier des dossiers du personnel, un SIRH offre un gain de temps considérable aux services concernés.
Attention toutefois, le dossier du personnel ne doit comporter que des informations factuelles. Ce dossier du personnel, s’il est digitalisé doit être conforme à la législation en vigueur et notamment à la loi sur la conservation des données personnellesToutes informations liées à une personne physique identifiée ou qui pourrait être identifiée via des éléments qui lui sont propres.. Les dossiers du personnel ne contiennent que des informations d’ordre confidentiel et ne doivent jamais être accessibles à des personnes non accréditées, y compris au sein de l’entreprise.
Seuls les services RH, les services comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et les dirigeants de l’entreprise peuvent avoir accès à ces dossiers.
Géré en toute transparence avec le salarié concerné, le dossiers du personnel peut également créer une relation de confiance car il est co-construit avec le salarié lui-même et ce dernier sait où il peut retrouver certains de ses documents
