SommaireLe terme Procure-to-Pay désigne tout simplement un processus d’achat pour une entreprise. Il concerne aussi bien une demande d’achat qu’une demande de paiement. Si vous vous posez encore de nombreuses questions sur le Procure-to-Pay, vous trouverez immédiatement des réponses précises.
Quels sont les processus couverts par le Procure-to-Pay ?
La dénomination Procure-to-Pay qui est également déclinée sous les appellations P2P et Purchase to Play, il englobe trois processus principaux faisant partie du cycle de vie des achats. Il s’agit de la demande d’achat, suivi de l’achat en lui-même et enfin du règlement du paiement.
Le cycle de vie des achats
Le processus Procure-to-Pay couvre la recherche de produits jusqu’à la mise à jour du compte concernant le fournisseur. Cependant, des étapes intermédiaires sont présentes entre ces deux processus.
• La recherche de produits
• La création d’un panier
• La création de la demande d’achat
• Le traitement et l’autorisation de la demande
• La création du bon de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. ou d’achat
• La réception des marchandises
• L’évaluation de la conformité à la commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat.
• La réception de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente.
• Le rapprochement et le traitement de la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente.
• Le règlement du paiement
• La mise à jour du compte fournisseur
Il s’agit des étapes classiques qui peuvent bien évidemment être modifiées en fonction du besoin de chaque entreprise. Certaines étapes peuvent être modifiées, supprimées ou complétées par d’autres éléments.
Quelles sont les solutions Procure-to-Pay ?
Les solutions Procure-to-Pay se basent sur une présentation des offres des fournisseurs pour les utilisateurs. Cela se fait via un catalogue électronique de type APIAPI : En informatique une API est une solution qui permet aux applications de communiquer et de s’échanger services et données entre elles. Dans les faits, il s’agit d’un ensemble de fonctions qui facilitent, via un langage de programmation, l’accès aux services des applications., e-catalogue ou Punch-Out. Ensuite, la digitalisation, l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. et l’optimisation des processus financiers et achats identifiés ci-dessus. Les solutions intègrent les activités de contrôle, mais également les étapes de vérification, la validation et ensuite la gestion documentaire. Cela permet aux entreprises de bénéficier d’un meilleur contrôle concernant leurs achats qui sont effectués avec plus d’efficacité.
Gartner partage sa définition d’un point de vue technologique : « Comme son nom l’indique, un système Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une solution entièrement intégrée conçue pour prendre en charge un processus de bout en bout, commençant par une demande de biens et de services et se terminant par des fichiers prêts pour le paiement pouvant être chargés dans un système de comptes fournisseurs. Les solutions Procure-to-Pay utilisent un service de numérisation et de capture, un portail fournisseur et/ou un réseau multi-entreprises pour permettre aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique. En plus d’offrir une fonctionnalité d’e-procurement (comprenant le processus de demande et d’approbation ainsi que la gestion de catalogue électronique), les solutions Procure-to-Pay permettent de faire correspondre les bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. aux factures et de traiter les factures qui ne correspondent pas ou qui font l’objet de retours de marchandises. »
Quels sont les avantages des solutions Procure-to-Pay ?
Les bénéfices se font directement ressentir, car ce sont des leviers de performance très puissant pour le département achats :
• L’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des processus assure une réduction des coûts de main-d’œuvre, une diminution des risques et une réduction des délais de traitement. Il s’agit alors d’optimiser l’efficacité des processus.
• Autre avantage, l’amélioration de la visibilité ainsi que le contrôle. Grâce à la consolidationSe dit consolidation comptable. Permet de créer les états financiers d’un groupe de sociétés pour publication et besoins internes. des données, les organisations disposent d’une meilleure visibilité et d’une maîtrise totale concernant leurs dépenses.
• De plus, les solutions Procure-to-Pay permettent de monter des équipes en compétences. Finies les tâches administratives répétitives et manuelles, les équipes achats se concentrent sur des missions plus stratégiques.
• Il faut savoir que le processus Procure-to-Pay demeure facile à automatiser. Les directions des achats peuvent donc se concentrer sur des tâches avec une plus grande valeur ajoutée comme l’innovation, le sourcing, la stratégie et la proximité avec les utilisateurs finaux.
