SommaireLa gestion électronique des documents (GED) permet en entreprise de mettre en place une collaboration plus fluide. Il s’agit d’une pratique qui favorise le travail collaboratif et permet à l’entreprise de gagner en performance. Avant de choisir son prestataire GED toutefois, il convient de vérifier un certain nombre de critères.
Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?
Un logiciel GED est une solution informatique s’intégrant à votre système d’information, visant une gestion et un archivage dématérialisé des documents. Un tel outil présente plusieurs avantages, notamment en ce qui concerne le gain de temps et la productivité. En effet, elle permet de retrouver vos documents beaucoup plus facilement, faisant l’impasse sur le temps gaspillé à chercher la documentation matérielle.
La gestion électronique des documents concerne les factures, les listes de prix, les données clients, les offres, les documents comptables, etc. Cette numérisation des documents permet non seulement de les sécuriser, mais aussi d’y avoir accès en lieu unique et en un temps très court.
Les critères pour choisir un prestataire GED
Ainsi, certains critères vous permettront de trouver le prestataire GED idéal pour vos besoins.
Choisir un prestataire indépendant
Le premier critère à prendre en compte est de choisir une solution qui n’est pas issue d’un autre logiciel. Il faut par là comprendre, un logiciel qui n’intervient pas en tant que module d’une solution informatique plus globale liée à la comptabilité, la finance, au logiciel CRM ou la gestion de projet par exemple.
En effet, il se pourrait que vous soyez coincé si jamais vous comptez changer d’éditeur dans le cadre de l’une ou l’autre des solutions précédentes. Le choix idéal est alors de se tourner vers un prestataire indépendant. Celui-ci sera en mesure de vous fournir une solution non chaînée indépendant de toute solution à laquelle serait lié l’outil GED.
Ainsi, même si la plupart des éditeurs proposent des solutions dites métiers, il serait plus intéressant de se tourner vers un outil indépendant.
Quelle politique de récupération de données ?
Supposez que vous optiez pour une solution de gestion électronique de documents à un moment donné. Et que deux ou trois ans plus tard, vous soyez amené à changer de solution pour une quelconque raison. Il faudrait, malgré tout, pouvoir procéder à une migration des données. Car même si vous changez de logiciel, les données elles seront toujours utiles dans le cadre du suivi client ou fournisseur par exemple.
Il est alors important de s’assurer de la politique de réversibilité du prestataire. Car certaines solutions peuvent être très restrictives dans le domaine. Outre cela, cette récupération de données peut s’avérer très complexe à mettre en œuvre. Assurez-vous alors des conditions prévues pour la récupération de celles-ci. Notamment en ce qui concerne le format de récupération, les surcoûts éventuels, ainsi que les autres limitations possibles.
Privilégiez toujours la simplicité
Il est toujours préférable de privilégier une solution simple et facile à mettre en œuvre. Il est vrai que de nombreux prestataires proposent des solutions sophistiquées, comprenant de nombreux modules et options. Posez-vous la question de savoir si vous en avez réellement besoin. Car les besoins d’un grand groupe ne seront pas les mêmes que ceux d’une TPE.
Les risques encourus sont alors un surcoût dans le cadre de l’acquisition de la licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud). logicielle. Outre la licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud)., il existe les coûts éventuels liés à l’intégration de la solution dans votre système d’information. Une solution munie de nombreux paramètres sera plus longue à mettre en place et demandera plus de ressources. À côté de cela, il sera nécessaire de prendre en compte les heures de formation des divers agents qui seront amenés à en faire usage.
Une solution simple et intuitive permettra au contraire d’adopter la solution en peu de temps. Ce qui sera synonyme de productivité et de réduction des coûts.
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En bref
Au terme de cette analyse des critères de sélection d’un prestataire GED, il apparaît clairement que ce choix stratégique nécessite une réflexion approfondie. L’expertise technique, l’expérience sectorielle et la capacité d’accompagnement du prestataire sont des éléments déterminants pour la réussite de votre projet de dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique..
La sécurité des données, la conformité aux normes en vigueur et l’adaptabilité de la solution proposée doivent également figurer au cœur de vos préoccupations. N’oubliez pas d’évaluer la solidité financière du prestataire et sa capacité à vous accompagner dans la durée.
Pour faire le meilleur choix, privilégiez un prestataire qui saura comprendre vos besoins spécifiques et vous proposer une solution GED sur mesure, tout en garantissant un support technique réactif et un accompagnement au changement efficace. Investir dans une solution GED performante avec le bon partenaire, c’est assurer la transformation numérique de votre entreprise et son efficacité opérationnelle pour les années à venir.
