SommaireChiffrée en moyenne à 25 euros sur le marché français, l’externalisation d’une fiche de paie inclut un certain nombre d’éléments dont la combinaison aboutit à un bulletin en bonne et due forme.
Parce que ces éléments sont divers, le coût peut en réalité fortement changer d’une industrie à l’autre, d’un poste à l’autre et d’un échelon à l’autre en fonction du profil du collaborateur pour lequel vous cherchez à établir ce bulletin et donc des nécessités que le fait de l’employer implique.
C’est pourquoi Celge décortique aujourd’hui pour vous en détail la composition de celui-ci afin de vous aider à mieux comprendre la réponse à cette question clef : quel est le coût d’un bulletin de paie externalisé ?
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Les formules de base pour un bulletin de paie bon marché
La production d’un bulletin de salaire peut être externalisée pour tout ou partie. La plupart du temps, c’est sur un recours partiel d’un service extérieur à l’entreprise que les chefs d’entreprise se reposent, leur permettant de s’assurer de la régularité des informations qu’ils peuvent fournir eux-même en amont. En plus de cette assurance d’une nécessité de vérification plus limitée et d’approfondissement des connaissances administratives requises, l’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. partielle du bulletin de salaire permet des économies.
Cette externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. se fait en utilisant la plupart du temps des SaaS (Software as a Service)Acronyme pour l’anglais « Software as a Service ». Le SaaS est un mode d’utilisation de logiciel qui se fait via une application à distance ou une simple connexion internet. Antonyme : « on premise « ., des logiciels en ligne qui offrent une flexibilité appréciable, en plus d’un coût abordable.
C’est notamment le plus souvent sous la forme d’un abonnement mensuel, permettant aux responsables d’utiliser des fonctionnalités variées mais industrialisables sur un grand nombre de bulletins de paie, que cette externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. partielle fonctionne.
On découpe à cet égard en général les coûts de la façon suivante :
- Un budget pour l’abonnement mensuel;
- Un budget pour la génération du bulletin de paie à partir des informations fournies par le responsable RH;
- Un budget optionnel pour l’envoi du bulletin au collaborateur par voie postale.
Dans ce cas, l’offre d’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. ne vous coûtera que peu : entre 4 et 10 euros par bulletin de paie.
Les formules « tout compris » pour un bulletin de paie premium
Cependant, pour les petites organisations ne pouvant se permettre d’embaucher un responsable RH à temps plein, il peut être intéressant de recourir à des offres plus complètes et nécessairement plus onéreuses.
Il s’agira alors le plus souvent d’un forfait qui comprendra tous les éléments nécessaires à la constitution du bulletin de paie, en amont et en aval, sans le concours d’un responsable RH au fait des normes juridiques propres au monde du travail. Dans ce cas, le service comprendra le plus souvent a minima :
- La prise en charge des écritures comptables préalables;
- La création et la mise à jour des fichiers de virement;
- La création et l’édition (à la volée si nécessaire) des bulletins de paie;
- La création et la mise à jour des journaux de paie;
- La tenue du registre du personnel et des informations y relatives (heures supplémentaires, jours de congés, RTT, etc.);
- La prise en charge de toutes les déclarations nécessaires dites DUCS (URSSAF, Mutuelle et prévoyances de toutes sortes mais aussi Pôle Emploi, taxe d’apprentissage et formation, etc.);
- La prise en charge de la rédaction des contrats de travail (souvent optionnelle);
- La prise en charge du déroulement de la procédure appropriée pour la rédaction des documents annexes à la vie d’entreprise (certificats de travail, solde tout compte, maternité, maladie, accidents de travail, etc.).
L’avantage d’un tel service est de soulager le chef d’entreprise de la crainte de manquer aux obligations d’une république française à la lourdeur administrative parfois handicapante et complexe à souhait.
Dans ce cadre, le bulletin de paie vous reviendra plutôt aux alentours de 25 euros.
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Externalisation du bulletin de paie : quelle formule choisir ?
Une PME comptant moins de 25 salariés aura en général tout intérêt à externaliser au moins en partie sinon en totalité en dessous de 5 salariés (cela peut ne pas être vrai si votre secteur d’activité est à haute valeur ajoutée comme c’est le cas par exemple pour les petits cabinets indépendants d’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. financier).
Par ailleurs, si un logiciel SaaS pourra être tout à fait efficace dans la réalisation du bulletin de paie et les tâches connexes, la signature d’une personne habilitée légalement demeurera nécessaire dans certains cas (pour certains documents accompagnant les opérations impliquées par la création d’un bulletin de paie, comme certains aspects des obligations comptables de l’entreprise).
Aussi, deux choix se proposant à vous, le critère décisif pour les départager sera la réponse à la question : tenez-vous votre comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. au sein même de votre entreprise ? En effet ces deux choix sont :
- Le recours à une société spécialisée en gestion de paie;
- Le recours à un expert comptable.
Les sociétés spécialisées en gestion de paie proposent de plus en plus, justement, leurs services via des plateformes personnalisées en ligne (SaaS propriétaires) et vous offriront une certaine flexibilité vous permettant généralement d’inclure ou de retirer à tout moment différentes prestations de votre forfait. Cette formule ne sera cependant pas indiquée pour qui ne tient pas lui-même sa comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise..
Si vous ne disposez pas d’un comptable au sein de votre organisation ou ne prenez pas en charge votre comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. vous-même, mieux vaudra effectivement faire le choix d’un expert comptable (cependant, tous les experts comptables ne gèrent pas nécessairement l’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. des bulletins de paie) qui vous épaulera à chaque étape d’élaboration de vos bulletins de paie.
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