SommaireLes raisons d’instaurer la numérisation de documents
La numérisation des documents est aujourd’hui une pratique largement répandue dans n’importe quel type d’organisation et dans les entreprises. L’objectif reste systématiquement le même. Une facilité dans la gestion et favoriser les échanges dématérialisés. De ce fait, l’archivage, le tri et la restitution sont beaucoup plus simples. Pour mieux comprendre la numérisation des documents, CELGE met à votre disposition de très nombreux articles de vulgarisation.
L’optimisation de la gestion documentaire
La gestion documentaire est une tâche fastidieuse dans le secteur professionnel. C’est une opération obligatoire, mais chronophage qui peut mobiliser plusieurs personnes en fonction de la charge de travail à réaliser. De plus, des compétences spécifiques sont nécessaires pour s’orienter dès le départ vers la bonne stratégie. Grâce à la numérisation des documents, la gestion documentaire en est grandement facilitée avec de très nombreuses solutions existantes sur le marché. Ces logiciels s’adressent directement aux collectivités, aux organisations et aux entreprises. Le temps de production est alors grandement diminué, tout comme le traitement et l’archivage grâce à des opérations qui deviennent automatiques. Étant donné que l’ensemble est géré de manière informatique, les risques d’erreurs sont également diminués.
Pourquoi s’orienter vers la numérisation des documents ?
Aujourd’hui, la numérisation des documents est une solution plébiscitée par de très nombreuses entreprises. À partir du moment où vous devez jongler avec différents documents comme des bons de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat., des publications diverses, des factures, des relevés de comptes ou encore des contrats, vous allez gagner énormément de temps dans votre gestion quotidienne.
C’est pourquoi la numérisation de documents présente des avantages indéniables dès l’acquisition d’un document jusqu’à son archivage et en prenant en compte son traitement. La totalité ou une partie des tâches de production est ainsi assurée par un processus d’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine.. Même chose concernant le traitement, le suivi, la diffusion et le stockage des documents. En tant qu’entreprise, vous gagnez du temps, vous réduisez les moyens humains et vous économisez sur la quantité de papier. Vous diminuez également les risques de perte de documents.
Plutôt que d’utiliser un support papier, l’orientation numérique permet de développer la productivité d’une entreprise. Couplés à Internet, les documents circulent plus facilement entre les collaborateurs depuis n’importe quel terminal c’est-à-dire un ordinateur, un smartphone ou encore une tablette. Les collaborateurs travaillent ensemble avec une plus grande efficience, car les échanges de fichiers sont alors facilités. Peu importent les distances physiques, la numérisation de documents n’en tient pas compte.
Autre avantage, les fichiers numériques nécessitent beaucoup moins d’espace que des fichiers physiques. Pour certaines entreprises, le stockage des archives représente un coût non négligeable. Cela implique une optimisation des espaces de travail, l’achat de papier ou encore de consommables.
De plus, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter si l’entreprise a recours à un prestataire certifié concernant l’archivage numérique. En passant sur un format numérique, le stockage et la sécurisation des documents sont beaucoup plus simples, notamment contre le vol, les dégâts des eaux ou en cas d’incendie.
Choisir un prestataire spécialisé dans la numérisation de documents.
Il ne s’agit pas simplement de scanner des documents en papier pour obtenir une version digitale. Au contraire, c’est une réflexion globale qui concerne la stratégie de l’entreprise en utilisant les infrastructures numériques adaptées et en saisissant les opportunités technologiques. Il est donc nécessaire de faire appel à un prestataire spécialisé dans ce domaine afin de bénéficier d’un accompagnement total dans la gestion de documents électroniques.
Avant de choisir un prestataire, il faudra bien sûr s’assurer de plusieurs aspects comme la compatibilité du logiciel avec vos systèmes en place. Faites attention également aux coûts de la solution, notamment le récurrent qui peut varier fortement en fonction de la volumétrie à stocker. Veillez également à la sensibilité des documents que vous souhaitez numériser, ils ne nécessitent peut être pas tous le mêmes niveaux d’accès ou de chiffrement.
Un logiciel qui plaît à ses utilisateurs est aussi un logiciel qui est plus facilement adopté. Si l’interface semble vieillissante ou est peu engageante, il risque d’être plus difficile de voir vos équipes exploiter la solution.
