Comparatif : 7 éditeurs GED avec parapheurs électroniques

Comment fonctionne le parapheur électronique chez l’éditeur symtrax 

Symtrax, entreprise internationale privée d’origine française, est un éditeur de logiciels qui commercialise un logiciel de « workflow » de documents numériques dans le but d’améliorer les processus des entreprises. Fondée en 1989 à Nîmes, l’entreprise a connu un certain succès et s’est développée à l’international.

Symtrax se distingue notamment par son parapheur électronique. Solution qui permet de simplifier le suivi de documents dans tout type d’organisation, quelles que soient leurs tailles et leurs structures. Cette solution logicielle permet la validation par étapes d’un document électronique suivant un circuit prédéterminé, avant sa signature électronique par exemple. Parmi tous les enjeux de la mise en place d’un tel outil, les entreprises présentent un intérêt particulier pour la suppression du papier, l’accessibilité aux documents, eux-mêmes centralisés et disponibles en quelques clics depuis n’importe où, la sécurité et la traçabilité et le suivi des documents, le gain de temps et la grande flexibilité que cela peut impliquer. En effet, utiliser un tel outil ne prend que quelques secondes et permet aux collaborateurs de travailler en mode asynchrone.

En prenant l’exemple d’un document de type bon de commande qui doit être validé par le directeur d’une entreprise utilisant le parapheur électronique de chez Symtrax, le demandeur publie ce document directement à partir de l’ERP, le responsable de service validera ce document s’il est conforme aux attentes et une fois validé, le directeur apposera sa signature. Le document sera finalement prêt à être envoyé chez le fournisseur par courrier électronique. À chaque étape du circuit de validation, le logiciel permet le refus du document par les différents intervenants.

Concrètement, sur l’interface du parapheur électronique, apparaissent les différentes étapes du circuit de validation sur lequel les collaborateurs peuvent écrire des commentaires qui seront consultables par les autres personnes, il est également possible de rajouter des informations sur le document lui-même et enfin l’interface permet à l’utilisateur de valider ou de refuser le document. Les autres interlocuteurs seront informés par courrier électronique de l’état du processus de validation du document. Le directeur peut ensuite se connecter grâce à ses identifiants sur le parapheur électronique et retrouver le document, faisant apparaître les modifications des étapes précédentes. Il peut lui-même ajouter son propre commentaire et surtout intégrer sur le document sa signature au bon endroit avec les bonnes dimensions. Le document étant validé, le fournisseur recevra directement l’information du bon de commande par courrier électronique en l’espace de quelques secondes, avec la référence à faire apparaître dans la facture ainsi que le document final, lui-même en pièce jointe de l’e-mail.

L’exemple du bon de commande n’est qu’une application parmi beaucoup d’autres possibles. Le parapheur électronique de chez Symtrax peut par exemple grandement faciliter les démarches dans le département des ressources humaines. Il permet une circulation instantanée de l’information, des envois individuels ou groupés de documents tels que des contrats de travail en quelques mouvements de souris. Il peut aussi engendrer des gains de temps considérables dans le département comptabilité, par la validation des notes de frais et une amélioration de l’efficacité des processus d’achats en interne. Le tout en bénéficiant d’une grande traçabilité.

Un aspect également important dans les organisations est le respect de la hiérarchie et du niveau de confidentialité de certains documents. Le parapheur électronique de chez Symtrax garantit une accessibilité des documents en adéquation avec la structure de l’entreprise. Autrement dit, un document ne sera consultable que par les personnes concernées, la confidentialité des données est donc assurée.