Sommaire
La gestion électronique des documents est un concept de plus en plus répandu en entreprise. Il faut dire que les logiciels GED sont des acteurs essentiels de la transformation numérique. Ces outils disposent à cet effet de nombreuses fonctionnalités parmi lesquelles, la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique..
Les parapheurs électroniques permettent de garantir l’intégrité d’un document. Celge a donc mis au banc d’essai, 7 éditeurs de solutions GED intégrant la signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique..
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Atouts de la dématérialisation des documents d’entreprise
Avant de commencer ce comparatif, il est nécessaire de comprendre quels sont les avantages desdits logiciels, et donc de la dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. en entreprise.
La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. est un concept impliquant de passer au numérique et de s’affranchir des documents papier. Cela implique dans un premier temps pour l’entreprise, la réduction de l’empreinte écologique.
De plus, elle offre une certaine aise aux entreprises qui l’adoptent. Notamment en terme de tri, de classification, de recherche de documents et de données. La dématérialisationProcédé qui permet de remplacer des supports d’information matériels, communément au format papier, en format numérique. permet de retrouver des documents en effectuant une simple recherche. Cette recherche peut se faire en fonction du nom du document, ou des métadonnées dont il regorge.
APPIC
Appic est un éditeur français spécialiste de la gestion électronique des documents. Sa solution GED est fournie avec Star Paraph, un module de signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. full webPermet d’avoir accès à un logiciel grâce à une simple connexion à internet via n’importe quel navigateur web. Caractéristiques d’une solution full web : • Accessibilité universelle : Accessible depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet et d’un navigateur, sans se soucier du système d’exploitation (Windows, macOS, Linux, etc.). • Mises à jour centralisées : Les mises à jour et améliorations sont faites côté serveur et sont immédiatement disponibles pour tous les utilisateurs sans qu’ils aient à télécharger ou installer des patchs. • Coût d’infrastructure réduit pour les utilisateurs : Pas besoin d’investir dans des logiciels ou des équipements spécifiques. Tout ce dont on a besoin est un navigateur internet. • Mobilité accrue : Les utilisateurs peuvent accéder à leur environnement de travail, à leurs données ou à leurs services depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet, ce qui favorise le télétravail et la collaboration à distance. • Sécurité gérée centralement : La sécurité des données et des accès est généralement mieux contrôlée, car elle est gérée sur des serveurs professionnels ou cloud, souvent avec des protocoles de sécurité avancés comme le chiffrement des données et les connexions sécurisées. • Scalabilité : Les solutions full web sont facilement évolutives, permettant d’augmenter les capacités (utilisateurs, données, fonctionnalités) sans modification significative du matériel ou de l’infrastructure de l’utilisateur final. Des exemples courants de services full web incluent les applications SaaS (Software as a Service), telles que Google Docs, Salesforce ou Slack, qui n’exigent aucune installation locale et sont accessibles directement depuis le web. More.
Docuware
DocuWare CloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. est un système de gestion de documents performant, avec un ensemble solide de fonctionnalités basiques.
Avantages :
- Capacités de formulaire exceptionnelles.
- Importantes capacités d’importation de documents et de champs de données.
SharePoint de Microsoft
SharePoint Online de Microsoft est une combinaison efficace de flux de travail, de collaboration d’équipe et de gestion de documents. Toutefois, assurez-vous d’avoir besoin de toute cette puissance car son prix peut être important.
Avantages :
- Écosystème robuste d’intégrations tierces.
- Beaucoup plus facile à utiliser qu’auparavant.
- Disponible séparément ou emballé avec Microsoft Office 365.
- Workflows hautement configurables.
Alfresco
Alfresco est une solution GED et collaborative open sourceProgramme dont le code source est ouvert à la modification, redistribution, utilisation par les utilisateurs.. Elle permet d’accélérer la transformation numérique de votre structure en associant de façon optimale les avancées de l’exécution des process à celles de la collaboration documentaire.
Avantages :
- Gestion avancée des cas
- Fonctions de génération de rapports
- Création structurée et gestion des composants
OnlyOffice de Ascensio System
Ascensio System OnlyOffice est un système de gestion de documents efficace pour les petites et moyennes entreprises. Les Grandes Entreprises n’y trouveront pas nécessairement leur compte.
Avantages :
- Tarification économique.
- Ensemble de fonctionnalités de base solide.
- L’édition simultanée de documents facilite la collaboration.
Rubex de eFile Cabinet
Rubex par eFileCabinet est une solution de portail de gestion et de partage de fichiers de nouvelle génération. Il se concentre sur l’amélioration des flux de travail, une OCR puissante ainsi qu’une recherche et une sécurité améliorées.
Avantages :
- Solution unique et pratique pour le stockage, la gestion et le partage sécurisés de documents et fichiers d’entreprise.
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) solide et fonctionnalité de recherche.
Fonctions de piste d’auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. puissantes.
Content Central de Ademero
Aderemo Content Central se distingue par ses capacités de numérisation de documents stellaires, en particulier la reconnaissance zonale, ce qui permet de gagner du temps lors de la collecte de métadonnées. Cependant, le produit semble déficient en termes d’intégration de stockage cloudSe dit aussi Cloud Computing. Espace virtuel accessible à partir d’internet utilisé par exemple pour le stockage d’informations. et de partage.
Avantages :
- Outils d’administration intuitifs.
- Intégration facile avec Workaday et Quickbooks.
- Implémentations fluides du workflowProcessus qui permet d’enchainer de manière automatisée différentes tâches ayant pour but la production d’un produit ou d’un service..
- Reconnaissance zonale qui améliore la capture globale de l’image dans les formulaires.
- Hautement configurable.
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Comment fonctionne le parapheur électronique chez l’éditeur symtrax
Symtrax, entreprise internationale privée d’origine française, est un éditeur de logiciels qui commercialise un logiciel de “workflow” de documents numériques dans le but d’améliorer les processus des entreprises. Fondée en 1989 à Nîmes, l’entreprise a connu un certain succès et s’est développée à l’international.
Symtrax se distingue notamment par son parapheur électronique. Solution qui permet de simplifier le suivi de documents dans tout type d’organisation, quelles que soient leurs tailles et leurs structures. Cette solution logicielle permet la validation par étapes d’un document électronique suivant un circuit prédéterminé, avant sa signature électroniqueProcessus technique qui permet de signer de manière officielle un document par voie électronique. par exemple. Parmi tous les enjeux de la mise en place d’un tel outil, les entreprises présentent un intérêt particulier pour la suppression du papier, l’accessibilité aux documents, eux-mêmes centralisés et disponibles en quelques clics depuis n’importe où, la sécurité et la traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente. et le suivi des documents, le gain de temps et la grande flexibilité que cela peut impliquer. En effet, utiliser un tel outil ne prend que quelques secondes et permet aux collaborateurs de travailler en mode asynchrone.
En prenant l’exemple d’un document de type bon de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. qui doit être validé par le directeur d’une entreprise utilisant le parapheur électronique de chez Symtrax, le demandeur publie ce document directement à partir de l’ERP, le responsable de service validera ce document s’il est conforme aux attentes et une fois validé, le directeur apposera sa signature. Le document sera finalement prêt à être envoyé chez le fournisseur par courrier électronique. À chaque étape du circuit de validation, le logiciel permet le refus du document par les différents intervenants.
Concrètement, sur l’interface du parapheur électronique, apparaissent les différentes étapes du circuit de validation sur lequel les collaborateurs peuvent écrire des commentaires qui seront consultables par les autres personnes, il est également possible de rajouter des informations sur le document lui-même et enfin l’interface permet à l’utilisateurPersonne qui consomme et/ou se sert d’un produit et/ou utilise une prestation de service. de valider ou de refuser le document. Les autres interlocuteurs seront informés par courrier électronique de l’état du processus de validation du document. Le directeur peut ensuite se connecter grâce à ses identifiants sur le parapheur électronique et retrouver le document, faisant apparaître les modifications des étapes précédentes. Il peut lui-même ajouter son propre commentaire et surtout intégrer sur le document sa signature au bon endroit avec les bonnes dimensions. Le document étant validé, le fournisseur recevra directement l’information du bon de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. par courrier électronique en l’espace de quelques secondes, avec la référence à faire apparaître dans la factureDocument issu de la comptabilité prouvant l’existence d’un achat ou d’une vente. ainsi que le document final, lui-même en pièce jointe de l’e-mail.
L’exemple du bon de commandeIntention verbale ou écrite d’initier une transaction commerciale pour un produit ou un service. D’un point de vue vendeur, c’est une commande de vente. D’un point de vue acheteur, c’est une commande d’achat. n’est qu’une applicationSe dit souvent application mobile. Se télécharge à titre gratuit ou payant depuis le système d’exploitation d’un smartphone ou d’une tablette. parmi beaucoup d’autres possibles. Le parapheur électronique de chez Symtrax peut par exemple grandement faciliter les démarches dans le département des ressources humaines. Il permet une circulation instantanée de l’information, des envois individuels ou groupés de documents tels que des contrats de travail en quelques mouvements de souris. Il peut aussi engendrer des gains de temps considérables dans le département comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., par la validation des notes de frais et une amélioration de l’efficacité des processus d’achats en interne. Le tout en bénéficiant d’une grande traçabilitéProcessus qui permet de suivre la création d’un produit de sa production à sa vente..
Un aspect également important dans les organisations est le respect de la hiérarchie et du niveau de confidentialité de certains documents. Le parapheur électronique de chez Symtrax garantit une accessibilité des documents en adéquation avec la structure de l’entreprise. Autrement dit, un document ne sera consultable que par les personnes concernées, la confidentialité des données est donc assurée.
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