Comment adopter le télétravail de manière efficace ?

La crise sanitaire que le COVID19 a entraîné laisse place à une crise économique montante. Cependant, celle-ci n’est pas une fatalité. Les entreprises les plus agiles pourraient même sortir grandies de cette situation sans précédent. Comment ? En adoptant le télétravail. Il est temps de préparer votre café et d’allumer Skype : place à la gestion à distance.

Un cadre et des outils adaptés au télétravail pour une continuité d’activité

Afin d’assurer une organisation aussi bien huilée qu’en traditionnelle présence physique au bureau, le télétravail doit respecter un ensemble de pré-requis. La règle d’or à cet égard reste : séparer le travail du reste.

Lieux et plateformes bien choisis et dédiés à l’activité

Que vous leur fournissiez ou non le matériel pour télétravailler, il est impératif que vos collaborateurs établissent une claire distinction entre leur temps d’activité professionnelle et les autres moments de la journée. Pour les y aider, deux éléments-clefs doivent être réunis :

• Un environnement consacré à l’exercice de leur emploi;
• Du matériel réservé à cette seule fonction.

Le matériel de survie du bon télétravailleur inclura notamment :

• Un ordinateur dédié au télétravail;
• Un casque suffisamment insonorisant (préférable aux écouteurs);
• Un micro de qualité suffisante.

Des outils logiciels soigneusement sélectionné sans formation supplémentaire

Pour être rapidement opérationnels, les employés doivent pouvoir utiliser des suites logicielles efficaces et ne nécessitant aucune formation lourde. Aux côtés des programmes de gestion e-mail, le recours à des outils de messagerie instantanée ayant fait leur preuve est essentiel. Parmi les solutions les plus populaires, on trouve par exemple :

• Microsoft Skype;
• Google Hangouts;
• Slack.

Des protocoles et routines appropriées pour un télétravail efficace

Réunion, temps de pause, dates butoirs… le télétravail ne doit pas faire mourir les éléments qui rythment la vie de bureau, bien au contraire : ils doit les conserver. Cependant, la distance entraînant un changement de cadre, cette conservation des rituels doit être assortie d’un aménagement. En effet, établir dès le début et en détail les modalités de chacune de ces étapes de la journée est important afin que chacun puisse s’ajuster au mieux dans la limite du raisonnable.

Une bonne télégestion des ressources humaines pour un télétravail réussi

La prise en considération du quotidien des membres de votre équipe et un accompagnement dans le processus d’adaptation à un nouveau mode de fonctionnement permettra à chacun de rapidement se remettre au travail.

Le dialogue pour comprendre et résoudre les problèmes

Extension des techniques de gestion de personnel les plus efficace, l’oreille attentive que vous pourrez offrir à vos collaborateurs restera l’ingrédient de base d’une bonne productivité. Rester à l’écoute de chacun pour comprendre les impératifs incompressibles dans une journée afin d’aménager les temps de travail et d’évaluation sera ici la règle la plus probante. N’hésitez pas à aborder, de manière individuelle, les problèmes clefs que votre équipe peut rencontrer, en l’occurrence :

• Les difficultés à mettre en place un espace de travail adapté;
• Les impératifs posés par la gestion des membres à charge de la famille (enfants, personnes âgées, animaux, etc.);

En dialoguant avec chaque collaborateur pour contribuer à formuler une réflexion sur la façon de gérer les éléments quotidiens pouvant faire obstacle à une bonne productivité, vous aiderez à déterminer les solutions les plus adéquats.

L’importance de la visioconférence… et de ses limites

Le langage non-verbal est un élément essentiel de la communication, offrant une fluidité de collaboration qui rend le travail en bureau souhaitable. Afin de conserver ce levier de compréhension, le recours à la caméra est très utile, notamment pour s’assurer que chacun a bien saisi les points clefs d’un travail de groupe. Néanmoins, si la visioconférence est une approche puissante, la surveillance par caméra peut s’avérer rapidement contre-productive, plaçant les collaborateurs dans un climat de tension freinant généralement leur productivité. Le code vestimentaire étant nécessaire dans un bureau, une tenue plus confortable est, par ailleurs, souvent tolérée, l’objectif restant l’efficacité à la tâche.

Une inclusion plus importante des collaborateurs

De la même manière que vos employés apprécient d’être questionnés sur ce qu’ils pensent de l’organisation à laquelle ils appartiennent, les nouveaux impératifs que le télétravail pose doivent pouvoir faire l’objet de retours d’expérience et de suggestions. Ce n’est qu’à ce prix que votre équipe pourra continuer à travailler au mieux.