SommaireLa dématérialisation concerne aujourd’hui la grande majorité des entreprises, tous secteurs confondus. En effet, l’informatique permet d’accélérer la transmission de l’information, d’éviter le gaspillage de papier et améliore la productivité de l’entreprise.
Les e-mails sont entrés dans les mœurs depuis un certain temps. Pourtant, le marché de la dématérialisation est encore en plein développement. Tous les supports papier sont concernés par la digitalisation : courriers, devis, factures, contrats de travail, fiche de salaire, etc.
Pourquoi suivre la voie de la dématérialisation et du tout digital ?
Quel est l’intérêt d’avoir recours à la dématérialisation ? Premièrement, cela permet d’alléger la lourdeur administrative représentée par les différents documents. Cela coûte moins cher à l’entreprise, lui fait gagner de l’argent et augmente la productivité en gagnant du temps.
Prenons le cas d’une fiche de paie. Le coût global est revu à la baisse (environ 25 %). Le document est ainsi envoyé plus vite, grâce à un traitement accéléré. Tandis que le support papier était très lent à mettre en œuvre. Le support digital présente aussi une meilleure conservation dans le temps, et un risque moindre d’erreur humaine.
Dans cet article, nous allons voir comment comparer les différents outils informatiques afin de choisir les meilleurs logiciels pour votre entreprise. Le but n’étant pas de vous les présenter, mais de s’appuyer sur des critères fiables et pertinents.
 Sage |  Cegid |  Microsoft |  SAP |  Divalto | |
|---|---|---|---|---|---|
| Caractéristiques globales | |||||
| Notoriété de l’éditeur / expertise |  | | | |  |
| Réseau de revendeurs | |  | | | |
| Ergonomie / Intuitivité | | | | | |
| Facilité de paramétrage | | | | | |
| Pérennité de la solution (mises à jour) | | | | | |
| Accessibilité coûts / enveloppe budget | | | | | |
| Fonctionnalités spécifiques | |||||
| Couverture fonctionnelle (gestion facturation, suivi de l’avancement des affaires) |  | | | | |
| Personnalisation (taille, effectif, spécificité métier) | | | | | |
| Plannings |  | | | | |
| CRM | | | | | |
| Comptabilité | | | | | |
| Fonctionnalités extra | | | | | |
| Plateforme / hébergement | |||||
| SaaS | | | | | |
| On premise | | | | | |
| Références clients | |||||
| Société |  Marchand |  Kusmi Tea |  Michael Hill |  Norsilk |  Soditen |
| Témoignage | « Les Editions Pilotées de Sage offrent une grande flexibilité dans le paramétrage des indicateurs de performance et des statistiques. » David Véry, PDG de Marchand | « Quand vous faites de l’omnichannel, vous avez besoin qu’une opération soit enregistrée en temps réel dans votre gestion commerciale, votre gestion financière et votre supply chain. » Bruno Contrepoids, responsable informatique de Kusmi Tea | « Avec Microsoft, nous pouvons faire correspondre des technologies optimales avec des processus commerciaux hors du commun qui nous permettront de poursuivre le développement de nos marchés et d’adopter de nouveaux modèles commerciaux. » Matt Keays, CIO de Michael Hill | « Les points forts de SAP business one, en particulier, sont sa flexibilité et sa facilité d’utilisation, mais aussi son environnement intrinsèque. » Sylvain Batteux, IT Manager de Norsilk | « Grâce à Divalto infinity, nous avons fait des gains de productivité au niveau des fonctions administrations des ventes et comptabilité. » M. Bourdon, PDG de Soditen |
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Choisir un outil informatique approprié pour votre entreprise
Si la dématérialisation devient une évidence, il n’est pas forcément aisé de choisir les bons outils afin de bénéficier de cette innovation. Avant de faire votre choix, vous devez vous demander :
- de quoi a besoin ma société ?
- de quoi est composé l’environnement de travail ?
- quelle est le volume de données nécessitant une dématérialisation?
- quel est le budget alloué à la digitalisation des outils ?
- faut-t-il choisir un outil clé en main ou sur-mesure ?
- quelle est la législation en vigueur ?
- existe-t-il des outils internes pour mettre en place la dématérialisation et assurer la maintenance ?
Une fois que vous aurez pris le temps de répondre à ces questions, vous allez ensuite mettre en place un véritable projet en commençant par rédiger un cahier des charges, effectuer une solide étude de marché et devoir peut-être réaliser un appel d’offres auprès d’entreprises qui ont fait leurs preuves dans leur domaine.
Le changement, c’est maintenant !
Peu importe l’outil de dématérialisation que vous aurez sélectionné, la mise en place dans vos locaux n’est pas uniquement liée au matériel informatique et à l’argent que vous allez injecter. Il faut aussi penser à l’humain. En effet, la réussite du projet passe par celle des collaborateurs qui devront maîtriser ces outils.
Car “remplacer” une production papier complète ne se fait pas d’un coup de baguette magique Il faut forcément changer l’aspect structurel de l’organisation d’une entreprise. Surtout dans certains pays comme la France, où le papier reste omniprésent. Les salariés les plus âgés ont du mal à s’y faire.
Le changement culturel n’est pas toujours facile à appréhender. Certaines personnes ont du mal avec l’informatique, au travail ou à la maison. Elle dépend des cœurs de métiers. Il faut savoir qu’une grande partie des salariés choisissent toujours un bulletin papier. Il faut donc procéder en douceur vers la digitalisation des documents. Pour cela, des réunions sur le sujet sont organisées régulièrement dans les entreprises.
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux : baisse des coûts, amélioration des process de travail et de la relation client. Toutefois, pour que la “sauce” prenne, il faut que l’ensemble de votre personnel se sente concerné par le projet de digitalisation.
