SommaireGérer la paie de 120 employés répartis sur 6 sites différents : c’est le défi quotidien auquel était confrontée Évelyne*, responsable comptable d’un groupe de loisirs multisites. Entre son bowling, son restaurant, son bar et ses autres activités, son logiciel de paie actuel ne répondait plus aux besoins de sa multi société en pleine croissance.
Erreurs de calcul, retards de traitement, support client défaillant… La situation devenait intenable. Découvrez comment, grâce à une méthodologie en 3 étapes, elle a trouvé le logiciel de paie parfaitement adapté à sa structure complexe.
Étape 1 : Diagnostiquer les besoins paie de sa multi société
Le contexte
Évelyne gère 7 entités distinctes dans des secteurs variés, employant entre 50 et 70 salariés selon la saison. La gestion de la paie était assurée par un seul interlocuteur interne, en charge également de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise. et des obligations fiscales.
Initialement utilisatrice du logiciel ADP Micromégas, l’entreprise a migré vers Sage 100 RH en juin 2023, suite à l’arrêt des solutions locales de Micromégas. Cependant, cette transition n’a pas été sans défis majeurs, posant rapidement plusieurs problèmes :
- Facturation anticipée
- Manque de réactivité du support technique
- Complexité de gestion
Ces divers problèmes ont mis en lumière la nécessité d’une solution plus adaptée et performante, incitant l’entreprise à réévaluer ses options.
Problèmes clés à résoudre
La complexité croissante de la gestion de la paie dans un environnement multi société exigeait une refonte des outils utilisés. Plusieurs problèmes majeurs ont été identifiés, mettant en évidence les priorités clés à adresser pour optimiser les processus et garantir la conformité.
- La centralisation des opérations était un enjeu majeur.
- Le respect du budget préétabli constituait une contrainte forte.
- L’autonomie était un critère déterminant.
La solution devait permettre une gestion efficace des bulletins de paie pour plusieurs entités avec des volumes variables d’employés. Cette approche visait non seulement à simplifier les tâches administratives, mais aussi à réduire les erreurs humaines qui peuvent entraîner des surcoûts ou des litiges.
L’objectif était de maintenir un coût annuel autour de 4 500 € HT tout en s’assurant que la solution choisie offre un rapport qualité-prix optimal. La comparaison minutieuse des alternatives était donc indispensable pour atteindre cet équilibre. Enfin, le logiciel devait être intuitif, permettant une gestion complète des processus sans dépendre d’un prestataire externe.
Cette autonomie garantissait une meilleure réactivité face aux imprévus et une maîtrise totale des coûts. Après avoir établi ces critères avec Fahde, notre consultant IT, notre cellule de recherche a entamé une recherche ciblée pour trouver un outil répondant parfaitement à ses attentes.
Étape 2 : Définir des critères de sélection précis
Fonctionnalités recherchées
Pour répondre aux besoins spécifiques de la structure, il était essentiel de définir des critères précis. La gestion multi-société représentait un enjeu majeur, permettant d’éviter une facturation par entité tout en préservant un modèle forfaitaire clair et économique. L’export des Opérations Diverses (OD) vers Excel était une autre priorité, afin de garantir une intégration aisée avec les processus comptables existants.
La conformité légale, notamment via la production automatique de DSN, était indispensable pour rester en accord avec les règlementations sociales. Enfin, la simplicité d’utilisation était mise en avant, afin que le logiciel puisse être adopté rapidement par l’équipe interne sans lourds investissements en formation.
Pour répondre aux besoins spécifiques de la structure, les fonctionnalités suivantes ont été jugées indispensables :
- Gestion multi société : Éviter une facturation par entité, privilégier un modèle forfaitaire.
- Export des données : Capacité à exporter les Opérations Diverses (OD) directement vers Excel.
- Conformité légale : Production de DSN (Déclarations Sociales Nominatives) conforme aux règlementations en vigueur.
- Simplicité : Interface intuitive pour un usage opérationnel rapide.
Parallèlement, certaines options ont été écartées pour garantir une solution optimale. Les outils SaaS avec tarification par entité, bien que flexibles, ont été rejetés en raison de leurs coûts disproportionnés par rapport aux besoins. De même, l’externalisationAussi appelé outsourcing. Consiste à externaliser une activité de l’entreprise à un prestataire externe. des services sociaux et juridiques a été exclue pour préserver l’autonomie de l’équipe interne et une meilleure maîtrise des données sensibles.
Analyse des solutions proposées
Avec l’accompagnement de Celge, deux options principales ont été analysées. La première consistait en un logiciel autonome multi société, installé en local, offrant des modules intégrés pour la paie et l’export comptableL’export comptable désigne le processus de transfert des données financières d’un logiciel de gestion commerciale ou d’un ERP vers un logiciel de comptabilité. Ce processus permet de convertir et de structurer les informations (comme les factures, les paiements, et les écritures comptables) dans un format compatible avec les outils comptables. Cela facilite la mise à jour des comptes, la préparation des bilans et l’analyse financière, tout en réduisant le risque d’erreurs manuelles. More. Cette solution présentait un coût forfaitaire unique, respectant les contraintes budgétaires.
La deuxième option proposait une intégration complète Paie + ComptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., regroupant toutes les opérations en un seul outil. Bien que plus fluide pour les processus, elle impliquait un investissement supplémentaire en formation. Les deux alternatives ont été évaluées selon leur capacité à répondre aux critères identifiés.
En collaborant avec Celge, plusieurs options ont été évaluées :
Option 1 : Logiciel autonome multi société
- Solution installée en local, incluant les modules paie et export comptableL’export comptable désigne le processus de transfert des données financières d’un logiciel de gestion commerciale ou d’un ERP vers un logiciel de comptabilité. Ce processus permet de convertir et de structurer les informations (comme les factures, les paiements, et les écritures comptables) dans un format compatible avec les outils comptables. Cela facilite la mise à jour des comptes, la préparation des bilans et l’analyse financière, tout en réduisant le risque d’erreurs manuelles. More.
- Coût forfaitaire unique, respectant le budget initial.
Option 2 : Intégration paie + comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise.
- Un outil tout-en-un permettant de centraliser l’ensemble des tâches (paie, comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., DSN).
- Offre une meilleure fluidité entre les processus, mais nécessite une formation supplémentaire.
Étape 3 : Sélectionner une solution adaptée à son entreprise
Solution retenue
Après une évaluation approfondie, des logiciels de paie compatibles avec une gestion multi société locale a été choisie pour ses avantages distincts. Elle permet une gestion autonome tout en respectant les contraintes budgétaires. De plus, ses fonctionnalités adaptées à une structure multi entité garantissent une efficacité opérationnelle accrue.
Cette solution multi société locale a été choisie, répondant parfaitement aux besoins de l’entreprise :
- Gestion autonome.
- Budget maîtrisé.
- Fonctionnalités adaptées à la structure multi entité.
Pour assurer une mise en place optimale, un planning clair a été établi. La transition est prévue pour mi-2025, à l’expiration du contrat avec Sage. Des sessions de formation ont été planifiées afin de familiariser les utilisateurs avec le nouvel outil. Enfin, un accompagnement rapproché par CELGE garantira un démarrage sans accroc durant les premiers mois d’utilisation.
- Planning : Mise en place prévue pour mi-2025, à la fin du contrat avec Sage.
- Formation : Sessions prévues pour assurer une transition fluide.
- Suivi : Celge accompagne l’équipe dans les premiers mois d’utilisation.
Pour résumer…
Cette étude de cas illustre comment une analyse approfondie des besoins et une démarche structurée permettent de surmonter les défis liés à la gestion de la paie dans une multi société. Grâce à notre accompagnement sur mesure, l’entreprise a identifié une solution fiable, adaptée à ses contraintes budgétaires et organisationnelles, garantissant ainsi une gestion plus efficace et sereine à l’avenir.
Vous aussi, optimisez la gestion de votre paie en consultant nos experts IT. Contactez-nous pour une analyse offerte et une sélection ultra-personnalisée de logiciels de gestion.Gérer la paie de 150 employés répartis sur 6 sites différents : c’est le défi quotidien auquel était confrontée Marie Beaufroid, responsable comptable d’un groupe de loisirs multisites. Entre son bowling, son restaurant, son bar et ses autres activités, son logiciel de paie actuel ne répondait plus aux besoins de son entreprise en pleine croissance. Erreurs de calcul, retards de traitement, support client défaillant… La situation devenait intenable. Découvrez comment, grâce à une méthodologie en trois étapes, elle a trouvé le logiciel de paie parfaitement adapté à sa structure complexe.
*Cette étude de cas préserve l’anonymat des entreprises et personnes mentionnées tout en respectant l’exactitude des faits présentés. Pour cette raison, tous les noms et références ont été modifiés.
