SommaireLa gestion électronique des documents vise à organiser et gérer de façon optimale les informations et la documentation au sein d’une structure. À cet égard, un logiciel GED adapté à votre entreprise est de mise. Comment alors choisir le meilleur logiciel de gestion électronique des documents pour son entreprise ?
Comment choisir son logiciel GED pour une PME ?
La gestion électronique des documents relève de l’intérêt stratégique pour les PME. Il faut dire que la diffusion de l’information et la complexité des processus sont au cœur de ce type de structure. Les PME ont donc des besoins spécifiques et il est important que le logiciel GED s’y adapte.
Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre que sous le sigle PME, se distinguent des situations bien différentes. Certes, ces structures disposent d’un ensemble de problématiques communes. Notamment en ce qui concerne les coûts et les investissements. Les petites et moyennes entreprises n’ont en effet pas toutes nécessairement les moyens d’investir dans une solution riche en fonctionnalités (et donc coûteuse). Elles ne possèdent pas toujours non plus une DSI disponible pour une implémentation complexe.
Dès lors, il est important de bien définir ses besoins avant de se diriger vers une solution GED. Les besoins d’une PME seront alors tournés vers un outil simple d’utilisation et facilement paramétrable. Par ailleurs, il est important de se diriger vers un logiciel qui s’adapte aisément au parc informatique présent. Une PME n’est en effet pas toujours en mesure de changer son parc.
Une solution verticale (dédiée au secteur d’activité de la PME) est donc à privilégier. Contrairement à une solution horizontale, les besoins de personnalisation sont moindres. Car le logiciel dispose déjà d’une couverture fonctionnelle de base, dédiée au secteur métier.
Il propose, par exemple, dans le secteur de la comptabilitéOrganisation permettant de retracer tous les mouvements des recettes et des dépenses de l’entreprise., la gestion des factures, des notes de crédit, ou encore des relevés bancaires. Dans le domaine juridique, il intervient notamment dans la gestion des contrats, des dossiers clients, ou encore des litiges. Dans le secteur du BTP, il sert pour les plans de construction, les permis de construire, ou encore la résiliation des devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation..
Comment choisir le logiciel GED d’un grand compte ?
En ce qui concerne les grands groupes et entreprises de taille importante, la donne est tout autre. Ces structures disposent généralement d’une direction du système d’information au point, avec des moyens suffisants, pour mener à bien leurs tâches. Par ailleurs, les activités opérées dans une grande entreprise sont variées.
Il est évident que les besoins métiers diffèrent d’un département à l’autre. L’idée d’opter pour un logiciel de gestion électronique des documents horizontal semble dans ce cas être la bonne option.
D’autant plus que ces solutions prennent déjà en compte des fonctionnalités basiques telles que :
- La gestion des documents de production,
- La gestion des commandes clients, relations fournisseurs
- Ou encore la gestion des emails,
- Voire celle de la facturation.
L’intégration du système de gestion électronique des documents pourra donc être effectuée en interne. Bien souvent, la DSI dispose des bases de connaissances adéquates pour gérer un tel projet.
Logiciel GED pour un réseau de franchises
Un réseau de franchises répond généralement à des besoins métiers spécifiques. En effet, les franchises opèrent bien souvent dans des secteurs d’activités définis. Cela peut être le cas dans la restauration, l’alimentation ou encore le prêt-à-porter.
De façon similaire à plusieurs autres logiciels ou ERP, il est judicieux de se diriger vers une solution verticale. En effet, elle prend en compte et ce de façon native, les spécificités liés au secteur d’activité de l’entreprise.
Un logiciel GED vertical permet ainsi de gérer la relation client, les pièces justificatives, les contrats ou encore les données clients. Il est même doublement important de faire appel à un logiciel tenant compte de la spécificité de la franchise. En effet, dans le cas précis de la gestion de la fidélité par exemple, il est nécessaire que les données clients soient accessibles d’une franchise à une autre.
Dans le cas particulier de la franchise, une conception pensée pour une diffusion optimisée des données clients sera de mise.
Pour les réseaux de franchises, un logiciel GED doit en effet répondre à des besoins spécifiques en matière de gestion des droits d’accès, de partage et collaboration, de gestion des versions, d’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des workflows, de conformité réglementaire ou d’intégration avec les outils métiers et de support client. Le partage de documents doit être simple et fluide. Objectif : faciliter la collaboration et la communication au sein du réseau. Le logiciel doit aussi proposer des fonctionnalités de partage multi-utilisateurs. Elles permettent à plusieurs personnes de travailler simultanément sur un même document. Des outils de collaboration en ligne, tels que des annotations, des commentaires et des discussions, doivent également être intégrés.
