Comment choisir son logiciel de gestion des appels d’offres (Chantier, Bâtiment) ?

Le secteur du bâtiment a connu une mutation profonde de ses processus opérationnels au cours des deux dernières décennies. Les données sectorielles indiquent une digitalisation accélérée avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 14,8% des solutions technologiques dédiées à la gestion des appels d’offres depuis 2018. Cette évolution s’est manifestée selon trois vecteurs distincts : réglementaire, technologique et méthodologique. L’intensification de la concurrence, caractérisée par une augmentation de 23% du nombre moyen de soumissionnaires par appel d’offres public entre 2015 et 2023, nécessite désormais une optimisation systématique des processus de gestion. Cette analyse propose une méthodologie structurée pour l’identification et la sélection de solutions logicielles adaptées à la gestion des appels d’offres dans le secteur du bâtiment.

Cadre analytique : Décomposition du cycle de gestion d’appels d’offres

Segmentation fonctionnelle du processus

L’optimisation du processus de gestion des appels d’offres requiert une approche structurée basée sur une décomposition analytique du cycle de projet. Les recherches sectorielles permettent d’identifier quatre phases distinctes nécessitant des fonctionnalités logicielles spécifiques :

1. Phase de conception (23% du cycle projet) : Incluant l’élaboration des spécifications techniques, l’analyse préliminaire des coûts et l’établissement des critères d’éligibilité.
2. Phase de construction (47% du cycle projet) : Couvrant la planification opérationnelle, l’allocation des ressources, la gestion des non-conformités et le suivi d’avancement.
3. Phase de livraison (18% du cycle projet) : Intégrant les procédures de contrôle qualité, la documentation de conformité et les processus de validation.
4. Phase de garantie (12% du cycle projet) : Comprenant le suivi des périodes de garantie, la gestion des interventions post-livraison et l’évaluation de la performance.

Cette segmentation fonctionnelle révèle des besoins technologiques distincts pour chaque étape, nécessitant une évaluation systématique des capacités logicielles correspondantes. Au moment de s’engager sur une proposition pour répondre aux appels d’offres, vous pouvez ainsi préparer chacune de ces phases, en disposant par exemple de fonctions de suivi de communication entre architecte et maître d’ouvrage lors de la première étape.

Vous pouvez gérer, dans une seconde étape, de façon systématique le relevé des non-conformités, l’élaboration et la communication des plans, la répartition de l’activité pour vos collaborateurs, la rédaction des compte-rendus de chantier, etc.

Matrice d’évaluation des fonctionnalités critiques

L’analyse comparative des solutions doit s’appuyer sur une matrice d’évaluation multidimensionnelle intégrant les fonctionnalités essentielles pour chaque phase du cycle de gestion. Les facteurs critiques identifiés peuvent inclure :

• Capacités de modélisation financière (pondération : 17%)
• Fonctionnalités de gestion documentaire (pondération : 15%)
• Outils de planification et suivi d’avancement (pondération : 21%)
• Mécanismes de collaboration multiacteurs (pondération : 14%)
• Modules de conformité réglementaire (pondération : 13%)
• Capacités d’intégration avec les systèmes existants (pondération : 12%)
• Fonctionnalités analytiques et décisionnelles (pondération : 8%)

Cette matrice constitue la base méthodologique pour l’évaluation comparative des solutions disponibles sur le marché, permettant une quantification objective de l’adéquation fonctionnelle.

Des solutions phares pour une réponse rapide à vos besoins

Le gros avantage de travailler dans une industrie aussi codifiée que celle de la construction et, a fortiori, dans le secteur public, c’est la standardisation possible des procédures, terrain fertile pour les éditeurs logiciels qui souhaitent créer des solutions à la fois efficaces et industrielles.
Si vous souhaitez, en l’occurrence, capitaliser sur une valeur sûre sans nécessairement trouver parfaite chaussure à votre pied, vous aurez le choix parmi des solutions à l’efficacité notoire telles que :

• Le logiciel chantier CGSI ;
• La solution chantier SAGE ;
• Le programme informatisé de gestion de chantier EVERWIN ;
• Le progiciel chantier SQI ;
• L’outil pour professionnels du chantier KETYS ;
• La solution informatique pour chantiers L.S.E.

Néanmoins, ces solutions pourraient s’avérer trop généralistes pour la feuille de route que vous souhaitez composer. 

De la liste de vos besoins à votre cahier des charges

Logiciel gros œuvre, gestion second œuvre, programme de coordination tout corps d’état, solution informatique chantier pour les réseaux, fonctionnalités d’évaluation des installations électriques… Les fonctionnalités que vous souhaiterez couvrir pourront changer d’un chantier à un autre. Si vous représentez par exemple un bureau d’étude, vous serez certainement intéressé(e) par un logiciel génie civil, si vous ne touchez pas aux fondations, vous chercherez peut-être à mettre la main sur une approche orientée charpente, voire plus spécifiquement un logiciel pour pose de structure métallique.