Abandonner Excel pour une comptabilité moderne

Excel est un logiciel de traitement de données chiffrées sous forme de tableurs. Édité par Microsoft depuis 1985, Excel est devenu le leader des logiciels de feuilles de calcul. Ses utilisateurs apprécient les nombreuses fonctionnalités permettant de réaliser des analyses, des tableaux, des graphiques ainsi que différents calculs complexes.

De nombreuses organisations, qu’elles soient publiques ou privées, utilisent Excel pour la réalisation de leur comptabilité. Néanmoins, l’utilisation d’Excel ne permet pas de s’inscrire pleinement dans la transition numérique.

1- Les enjeux de la transition numérique de la comptabilité

La transition numérique participe à transformer l’ensemble des professions en utilisant les solutions digitales et connectées comme support à la décision.

La comptabilité est soumise à des exigences légales en matière de droit du travail, de relations commerciales et même de fiscalité. Par ailleurs, il s’agit souvent d’un service qui manipule des données et documents sensibles.

La révolution numérique et digitale réussit donc à protéger davantage les documents et le patrimoine documentaire, à améliorer la qualité du travail tout en assurant une conformité stricte avec la loi.

2- Les contraintes posées par Excel

Excel propose un ensemble vaste de solutions et d’options mais se heurte à deux limites contraignantes pour les utilisateurs :

– Il s’agit d’un outil entièrement manuel. En effet, l’utilisateur doit lui-même rentrer les formules, les tableaux, les critères pour la réalisation de ses travaux d’analyse. Cette activité devient rapidement chronophage et participe à augmenter les risques d’erreurs. Il suffit d’une seule formule fausse pour rendre l’ensemble des documents inutilisables.

– Il est complexe de relier Excel à d’autres logiciels de gestion. Dans le cadre d’une comptabilité, l’utilisateur doit lui-même programmer le Journal des Opérations Comptables, les champs du Compte de Résultat et la génération du Bilan. L’ensemble de ces missions sont automatisées dans les logiciels de comptabilité, ce qui offre un gain de temps non négligeable.

3- Les fonctionnalités des logiciels de comptabilité

Les logiciels de comptabilité actuels proposent des services complémentaires à ceux d’Excel, tout en réduisant fortement les contraintes de cet outil.

Ainsi, il est parfaitement possible de programmer son logiciel de comptabilité de sorte à ne générer qu’une seule entrée. Les commerciaux peuvent stocker les factures de vente sur le logiciel, ce qui les enregistrera directement dans la comptabilité. Les ressources humaines peuvent fonctionner sur le même mode opératoire lorsqu’ils versent les rémunérations.

Cette entrée unique évite l’oubli de certaines entrées ou sorties d’argent. Cela permet une meilleure communication entre les différents services d’une entreprise. Par ailleurs, le suivi est amélioré pour les factures en attente de paiement puisque le logiciel peut envoyer automatiquement des relances aux clients au bout d’un certain nombre de jours.

Autre avantage non négligeable, les logiciels de comptabilité sont généralement actualisés automatiquement en fonction des évolutions législatives et des modifications de taux de cotisations. Cette conformité légale n’est pas possible sur Excel où les modifications ne peuvent être faites que par un utilisateur humain.

La gestion d’une entreprise nécessite chaque jour davantage d’agilité, d’échanges et d’horizontalité. Les logiciels de comptabilité dernière génération permettent une mise en commun des informations et une centralisation des pièces comptables.

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