SommaireLa transformation numérique des entreprises est un phénomène en pleine expansion, avec comme pièce centrale la dématérialisation des documents d’entreprise. Parmi les outils essentiels de cette transformation figurent les logiciels de signature électronique, qui facilitent et sécurisent les transactions numériques.
Atouts de la Dématérialisation des Documents d’Entreprise
Réduction de l’Empreinte Écologique
La dématérialisation permet de remplacer le papier par le numérique, réduisant ainsi significativement l’empreinte écologique de l’entreprise.
Efficacité et Accessibilité
Elle offre une aise notable en termes de tri, de classification, et de recherche de documents. Les entreprises bénéficient d’une accessibilité accrue à leurs documents, disponibles en quelques clics depuis n’importe quel endroit.
Sécurité et Traçabilité
Les logiciels de signature électronique assurent l’intégrité et la traçabilité des documents signés, garantissant leur authenticité et leur conformité légale.
Celge vous donne un coup de pouce (ou d'aile)
Plein feux sur la solution « YouSign »
L’application Yousign révolutionne la gestion des documents grâce à son approche innovante et intuitive. Conçue pour simplifier et accélérer les processus de signature, cette application française, hébergée en Europe, permet d’envoyer, signer et suivre tous vos documents de manière instantanée, améliorant ainsi le quotidien des entreprises et de leurs clients.
70% des documents sont signés dans l’heure, offrant une efficacité remarquable et une expérience utilisateur fluide. La signature des documents devient une expérience personnalisée et innovante, tant pour les clients que pour les collaborateurs. Yousign se distingue par sa facilité d’utilisation, se proclamant l’application la plus intuitive du marché. Vous pouvez créer votre compte en quelques clics et commencer à envoyer vos documents sans attendre.
L’application permet d’envoyer des invitations de signature en moins de trois minutes. Vous pouvez créer des invitations à partir de zéro ou en utilisant un modèle, ajouter des documents et des signataires, et envoyer le tout en quelques minutes seulement. Yousign offre également la possibilité de personnaliser l’expérience de signature en construisant vos propres flux de signature et en personnalisant vos invitations pour une signature à distance ou en face à face, sur n’importe quel appareil.
Enfin, Yousign permet de suivre en temps réel l’avancée des signatures et d’accélérer le processus grâce à des relances automatiques. Après la signature, les documents et dossiers de preuves sont disponibles pour téléchargement instantané, assurant efficacité et conformité.
Avantages Spécifiques des Logiciels de Signature Électronique
Gain de Temps
L’utilisation de la signature électronique pour valider des documents est rapide et efficiente, permettant un gain de temps considérable dans les processus administratifs.
Flexibilité et Travail Asynchrone
Ces outils offrent une grande flexibilité, permettant aux collaborateurs de travailler de manière asynchrone, facilitant ainsi la coordination et la gestion des projets.
Simplification des Procédures
Les logiciels de signature électronique simplifient les procédures administratives, notamment dans les départements des ressources humaines et de la comptabilité, en accélérant par exemple la validation des notes de frais et des contrats de travail.
Intégration avec les Systèmes Existant
Ces logiciels s’intègrent facilement avec les systèmes de gestion de documents existants, permettant une transition fluide vers des processus numériques.
Exemple Pratique: Processus de Validation d’un Bon de Commande
Prenons l’exemple d’un bon de commande dans une entreprise utilisant un logiciel de signature électronique. Le processus est le suivant:
- Publication du Document: Le demandeur publie le bon de commande directement à partir de l’ERP.
- Validation par le Responsable de Service: Si le document est conforme, il est validé.
- Signature du Directeur: Le directeur appose ensuite sa signature électronique.
- Envoi Automatique: Le document est automatiquement envoyé au fournisseur.
Conclusion
Les logiciels de signature électronique représentent un avantage stratégique indéniable pour les entreprises modernes. Ils offrent non seulement une efficacité accrue et une meilleure organisation documentaire mais garantissent également la sécurité et la conformité des documents numériques. Adopter ces outils, c’est faire un pas significatif vers la digitalisation et l’optimisation des processus d’affaires.
