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La maintenance de votre ERP est au moins aussi importante que son achat.
Ses qualités et ses capacités qui vous ont conduites à son acquisition doivent impérativement être maintenues dans les meilleures conditions opérationnelles.
Si ce n’est pas le cas l’ERP peut devenir un fardeau pour la gestion de votre entreprise. Dans les cas extrêmes il faudra renoncer à son utilisation et envisager une nouvelle acquisition.
Les torts causés à votre entreprise seront alors difficilement quantifiables mais bien réels.
Tous les collaborateurs doivent avoir une connaissance approfondie de l’outil ERP
L’ERP dont vous avez fait l’acquisition doit être maîtrisé par toutes et tous ceux qui l’utilisent au quotidien. Elles et ils doivent bien comprendre les raisons qui ont motivé cet achat. Elles sont intimement liées à un besoin d’accroissement de la productivité et de la performance de l’entreprise. Ce sont elles qui assurent sa croissance.
Il convient donc que les personnels soient formés à l’emploi des fonctions qui facilitent leurs tâches quotidiennes et permettent d’exercer leurs compétences pour satisfaire les besoins stratégiques de leur organisation.
L’autoformation, à l’aide de tutoriels ou simplement en lisant les manuels, est essentielle. Elle l’est d’autant plus lors de la mise à jour de l’ERP.
Les nouvelles fonctionnalités doivent être maîtrisées. Tout le monde doit s’habituer à de nouvelles expériences utilisateur. Il peut s’avérer utile d’apprécier sur une base régulière le niveau de compréhension et d’utilisation de l’ERP par ses utilisateurs.
La maintenance assistée par Intelligence Artificielle
Les dernières innovations dans le domaine des systèmes ERP, notamment l’intégration de l’intelligence artificielle (IA) et de l’apprentissage automatique, révolutionnent les pratiques de maintenance des entreprises. L’IA permet aux ERP de prédire les besoins de maintenance avant que les problèmes ne surviennent, en analysant des quantités massives de données pour identifier les tendances et les anomalies. Cela se traduit par une maintenance préventive plus efficace, réduisant les temps d’arrêt et prolongeant la durée de vie des équipements. De plus, l’apprentissage automatique peut optimiser les processus de maintenance en ajustant automatiquement les routines et en suggérant des interventions basées sur les performances historiques et les conditions actuelles du système. Ces technologies ne se contentent pas de simplifier la maintenance; elles transforment les ERP en systèmes proactifs qui améliorent continuellement l’efficacité opérationnelle et soutiennent une prise de décision stratégique plus informée.
Fixez puis évaluez votre retour sur investissement
Dès l’acquisition de votre ERP pensez au retour sur investissement que peut procurer l’assurance de son maintien à niveau. Ce doit même être un des arguments les plus importants lors de votre décision d’achat. N’hésitez pas à faire figurer cette préoccupation en tête de votre cahier des charges. Le plan de maintenance proposé par l’éditeur doit être complet et précis. Il est vrai que dans ce domaine les ERP hébergés sur le cloud disposent naturellement de tels avantages de maintenance. Il n’empêche que leur exploitation doit être assujettie à un SLA (Service Level Agreement – entente de niveau de service). Il garantit la meilleure disponibilité possible pour les fonctionnalités de votre ERP virtualisé. Il établit notamment les temps de réaction maximum de l’opérateur ERP/cloud aux défaillances de la plateforme.
La maintenance de l’ERP est itérative par nature
Si un bon niveau de sécurité est essentiel au fonctionnement de votre ERP, il ne garantit pas à lui seul le meilleur niveau opérationnel. Il convient néanmoins d’installer régulièrement les mises à jour et autres correctifs. Pour assurer les meilleures performances de votre ERP déterminez son cycle de vie dès son achat. Définissez ses coûts opérationnels à court et long terme. La décision de son remplacement, ou de sa montée en puissance, doivent correspondre au plan de développement de l’entreprise. La plupart des éditeurs proposent des solutions aux capacités augmentées par paliers. Si les coûts de maintenance de votre ERP dépassent un certain plafond réduisez-les progressivement avant de passer à une autre solution. Enfin, procédez à une évaluation régulière de votre ERP. Son remplacement peut avoir des conséquences importantes sur le workflow de l’entreprise. Un tel passage en revue, notamment de l’efficacité de l’installation des mises à jour, donne des indications précieuses quant à la pertinence d’une poursuite de la maintenance.
