Comment bien préparer son cahier des charges pour un logiciel de gestion par affaire ?

De la précision de ce cahier des charges dépendra l’efficacité de votre logiciel. Le suivi constant des avancées d’un projet sont des tâches complexes et rigoureuses dont l’informatique peut aisément s’acquitter. Quelques pistes pour un cahier des charges complet.

Présentation globale

Commencez par décrire votre entreprise : secteur d’activité, siège social, services proposés, quantité et répartition de vos effectifs (sur un ou plusieurs sites ?) ainsi que leurs fonctions respectives. N’oubliez pas de nommer le responsable du projet. Précisez votre rayonnement, régional, national ou international et listez les pays desquels vous êtes partenaire. Décrivez votre clientèle : nature (entreprises privées ou publique, particuliers), le nombre total de vos clients et de projets menés simultanément. Expliquez quels sont les produits et outils à votre disposition pour fournir ce service (logiciels, moyens humains…). Énoncez les étapes d‘un projet classique, de la détection d’un prospect à la fin de prestation, processus de facturation et gestion des stocks compris.

Fixer des objectifs et définir les moyens engagés

Des objectifs précisément chiffrés seront nécessaires, notamment pour calculer en temps réel votre R.O.I ou établir des comparatifs réalisés / prévisionnels.

Explicitez votre projet

Votre logiciel devra-il être configuré à la gestion d’une ou plusieurs bases de données? Spécifiez dans votre CDC les langues auxquelles votre logiciel devra être paramétré et quelques indications concernant ses futurs utilisateurs. Il arrive que les « solutions métier » n’existent pas sur le marché. Le cas échéant, souhaitez-vous que soit mis en place un développement spécifique à votre activité? Anticipez le nombre de licences lourdes* et d‘employés en consultation. Prévoyez-vous un affichage différent pour chaque degré d’accessibilité au logiciel ? * habilitations à y apporter des modifications

Transfert de données et modalités de livraison

Mentionnez le lieu de stockage actuel de vos données, votre serveurOrdinateur dédié à l’administration d’un réseau mettant ses ressources à la disposition d’autres ordinateurs. informatique actuel (WindowsSystème d’exploitation à interface graphique développé par Microsoft., AS 400, Osx…). Vérifiez sa compatibilité avec le logiciel et informez votre prestataires des moyens techniques à votre disposition. Qui assurera le transfert des données? Faudra-t-il faire appel à une professionnel externe à la société? Préférez-vous acquérir ce logiciel en SAAS (abonnement) ou on PremiseSe dit « sur site » en français. Se dit d’un logiciel qui doit être installé sur les serveurs de l’entreprise. Antonymes : on demand ou Cloud, ou SaaS. Ce concept a gagné en popularité au début de l’ère informatique, lorsque les entreprises ont commencé à déployer leurs propres infrastructures pour gérer leurs systèmes informatiques. Avant l’avènement des technologies cloud, les solutions on-premise étaient la norme, offrant aux entreprises un contrôle total sur leurs données, leurs applications et leur sécurité. Ce modèle est souvent préféré par les organisations ayant des besoins spécifiques en matière de confidentialité et de conformité, comme celles dans les secteurs financiers, gouvernementaux ou de la santé. Historiquement, les systèmes on-premise nécessitaient des investissements considérables en matériel et en maintenance, ainsi que des équipes dédiées pour gérer l’infrastructure informatique. Avec le développement rapide des solutions cloud, le modèle on-premise a perdu du terrain, bien que certaines entreprises continuent de le privilégier pour sa capacité à offrir une personnalisation poussée et une gestion autonome des ressources. Malgré la tendance vers le cloud, les systèmes on-premise restent essentiels pour des environnements critiques qui exigent un haut niveau de sécurité et de contrôle des données. More (licenceContrat qui permet à l’utilisateur d’accéder au logiciel, on distingue par exemple licence lourde ou On premise (achat du logiciel) et On demand (location du logiciel, SaaS, Cloud).)? Le recours à un auditExpertise professionnelle permettant de juger l’état d’un dossier, processus ou système dans l’entreprise. Peut-être un audit de système d’information. est-il indispensable ou facultatif? Quand et par quel moyen le prestataire sera-t-il averti de sa sélection? Quand le logiciel doit-il être fonctionnel? Quel sera le budget consacré à son implémentation? L’ajout de fonctionnalités est-il prévu à long/moyen terme : nombre de licences, d’utilisateurs, modifications de paramètres…?  

Caractéristiques inhérentes à la gestion par affaire

Dressez une liste exhaustive et détaillée des fonctionnalités qui vous sont indispensables.

Contrôle en temps réel des bénéfices

Vous obtiendrez la mesure exacte de vos bénéfices en consignant rigoureusement toutes les rentrées d’argent, dépenses et frais relatifs à l‘affaireTransaction commerciale qui commence par une négociation et débouche sur la conclusion d’un contrat.. En pourcentages ou en valeurs, chaque acteur devra être en mesure de constater la rentabilité du projet : – dans son intégralité – sur une période déterminée. Les documents et chiffres attachés à l’affaireTransaction commerciale qui commence par une négociation et débouche sur la conclusion d’un contrat. seront automatiquement traités, analysés et intégrés à la base de données.

Fonctions commerciales

Le réapprovisionnement des stocks, les ressources et d’autres tâches comme la location de matériel seront-ils automatisés? Ce logiciel devra-t-il assumer une partie de votre gestion clientèle: envoi de catalogues, établissement de devisDocument écrit dans lequel le vendeur s’engage à proposer un bien à un certain prix, et qu’il ne peut pas modifier tant que l’acheteur n’a pas exprimé son avis de rétractation., facturation (régie ou forfait), échéances, imputations de frais…

Aide à la gestion des ressources humaines

Faut-il calibrer votre logiciel à la gestion du temps de travail des effectifs, salariés et sous-traitants. Contraignante notamment dans les grandes entreprises, l’informatisation des plannings offre un gain de temps considérable. À terme, un suivi quantifiable des tâches effectuées mettra en évidence des phases, propres à chaque entreprise, dont l’observation constitue de précieux indicateurs. Rassurez-vous, les heures consacrées à l’élaboration d’un cahier des chargesDocument rassemblant toutes les caractéristiques nécessaires qui doivent être respectées par le prestataire choisi pour la réalisation d’un projet donné. précis seront autant de mailles ajoutées à votre futur filet de sécurité entrepreneurial.