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Le recrutement représente une source de tension et d’attention pour les organisations professionnelles où de multiples difficultés commencent à émerger.
Ainsi, les employeurs se trouvent confrontés à un double problème : d’un côté, le niveau élevé du chômage génère une multiplication de candidatures « hors secteur » et hors-sujet, de l’autre, de nombreuses offres d’emploi ne sont pas pourvues à cause d’une absence de motivation parmi les candidats au chômage.
En effet, une étude statistique de Pôle Emploi publiée le mardi 19 décembre 2017 a conclu que 150 000 offres d’emplois n’étaient pas pourvues faute de candidats disponibles. Selon cette même étude, les raisons sont multiples : manque d’expérience, de motivation ou de formation.
La question de la rémunération est peu utilisée pour expliquer le manque de candidatures.
Dans ce contexte où le recrutement est difficile, des logiciels dits SIRH (pour « Système d’Intégration des Ressources Humaines) peuvent vous aider à faciliter votre recrutement. Petit tour d’horizon des fonctionnalités utiles pour un recrutement réussi et serein.
1- Concevoir un processus automatisé pour le recrutement
Il est possible, via certains logiciels SIRH, de concevoir une solution automatisée de planification des recrutements. La méthodologie se base sur l’analyse des besoins de l’entreprise pour élaborer les postes à pourvoir. Ce travail permet d’éditer automatiquement des offres d’emploi sur plusieurs sites de recrutement. Une interface numérique offre la possibilité de gérer les candidatures reçues et de préparer au mieux les entretiens par la synthèse des éléments notables d’un CV.
2- La valorisation des recrutements antérieurs
Certains logiciels permettent une gestion des CV reçus sur de précédentes candidatures en les triant en fonction des compétences et de l’expérience. Ainsi, il est possible de gagner du temps en recontactant des candidats déjà intéressés par l’entreprise et que vous avez peut-être déjà reçu en entretien. Le suivi des candidatures anciennes peut se faire via les réseaux professionnels Linkedin et Viadéo ou encore par la création d’un compte dédié au candidat. Il pourra s’y connecter pour voir si d’autres offres correspondent à son profil.
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3- La gestion des talents et des plans de carrière
Selon l’étude de Pôle Emploi citée plus haut, 3 % des recrutements se font en interne.
Il ne faut donc pas hésiter à assurer des formations professionnelles à ses salariés et collaborateurs en vue de leur proposer des postes à plus haute responsabilité ensuite.
Plutôt que de vouloir absolument chercher des éléments extérieurs, le recrutement en interne permet d’accroître la motivation, de montrer que des évolutions sont possibles et de disposer de salariés directement opérationnels connaissant les pratiques de travail de l’entreprise.
4- L’élaboration d’un plan de formation professionnelle
Le manque de formation peut pénaliser le recrutement et aboutir à un abandon de l’offre émise (comme l’indique l’étude de Pôle Emploi). Néanmoins, une entreprise peut recruter un candidat et l’inscrire dans un plan de formation pour qu’il soit mis rapidement au niveau des exigences attendues. Certains logiciels permettent de bâtir un plan de formation en fonction des compétences initiales du candidat et des besoins de l’entreprise. L’avantage sera double : le candidat va acquérir de nouvelles compétences plus rapidement et il sera plus facile d’élaborer un planning précis où le salarié recruté sera opérationnel.
Les entreprises qui développent des logiciels SIRH proposent généralement le format en SaaS (Software as a Service). Un logiciel SaaS est une plateforme évolutive générale où chaque client peut choisir les options les plus pertinentes pour son entreprise. Ainsi, le logiciel de gestion des ressources humaines mis en place n’est pas unique pour l’entreprise mais dispose de mises à jour régulières et des protections de sécurité optimales.
L’adoption de logiciels numériques pour améliorer ses recrutements est un choix pertinent pour améliorer l’organisation interne de son entreprise puisque ces logiciels proposent également des fonctionnalités autour de la gestion de paie, des notes de frais, des congés payés ou encore des plannings de présence.
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5- Se focaliser sur d’autres tâches stratégiques
En réduisant de façon considérable les tâches administratives sans grande valeur ajoutée, votre entreprise améliore significativement son efficacité. Vos équipes RH peuvent ainsi être valorisées en étant consacrées uniquement à des tâches stratégiques. C’est le cas par exemple de la mise sur pied d’une politique RH d’envergure.
Vos managers peuvent par ailleurs se consacrer pleinement aux processus stratégiques de leurs départements. Le pilotage des équipes se fera essentiellement sur des tâches importantes, et les managers seront délestés des tâches RH telles que la saisie des rapports, etc. Un SIRH approprié permet d’assurer le suivi des ressources humaines de l’entreprise et de les valoriser.
6- Faciliter la prise de décision
Avec un tel outil, le manager dispose au sein d’un même outil de toutes les informations nécessaires à l’optimisation du parcours des collaborateurs au sein de l’entreprise. Le management est alors en mesure de prendre toutes les décisions qui s’imposent à l’égard de chaque employé.
7- Les avantages pour l’employé
Pour l’employé, les avantages sont multiples. Celui-ci est en mesure de consulter son dossier personnel à tout moment. De prendre les décisions qui s’imposent quant à son évolution de carrière.
Un SIRH adéquat permet aussi de gérer et modifier les informations qui concernent l’employé. Il peut alors choisir ses périodes de congé, gérer ses formations voire remplir les données sous sa responsabilité dans le cadre de l’entretien annuel lorsque cela s’impose.
Une telle autonomie garantit au salarié une certaine responsabilité. Il se retrouve ainsi plus impliqué au sein de l’entreprise.
8- Réduction du risque d’erreurs
Nombreuses sont les tâches RH qui sont réglementées. De ce fait, la moindre erreur pourrait avoir des conséquences notables tant pour l’employé que pour l’entreprise. Cela se traduirait par exemple par des problèmes juridiques ou des conséquences financières lourdes.
Il est alors opportun de se doter d’un outil qui répondra aux requis en terme de conformité. Certains modules permettent de vérifier à cet effet le respect des règles en matière de ressources humaines, de paye, etc.
9- Analyse de données
Afin de prendre les meilleures décisions, il est crucial d’effectuer des analyses fréquentes en fonction de divers paramètres en rapport avec toutes les caractéristiques de l’entreprise. À titre d’exemple, les services RH sont responsables de l’évaluation des coûts de recrutement. Ces analyses permettront alors de prendre des décisions pertinentes et de mettre sur pied des stratégies idoines pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
10- Avantages du logiciel SIRH pour les petites entreprises
Surveillance des KPI
Intégration facile dans les systèmes RH
Automatisation du workflow quotidien
ComparateurSite internet qui compare des offres, en fait un classement, afin que le consommateur trouve celle qui est la plus appropriée à son besoin. en ligne des logiciels RH : trouvez la solution idéale
11- Un système d’information flexible
Lorsqu’il s’agit de manipuler les données RH, il est important de choisir une solution SIRH qui doit s’adapter aux besoins actuels de votre entreprise, mais également anticiper les futurs changements.
Le logiciel se doit de vous accompagner pendant de très nombreuses années en offrant un caractère évolutif et modulable.
Grâce à des mises à jour régulière, de nouvelles fonctionnalités peuvent s’implanter beaucoup plus facilement.
C’est un outil de gestion qui doit être définitivement tourné vers l’ouverture et l’accessibilité, deux critères absolument indispensables.
Depuis n’importe quel appareil connecté que ce soit un Smartphone, un ordinateur ou une tablette, vous devez avoir accès aux informations sans le moindre compromis.
Mais le portail RH mis en place par la solution que vous avez choisie, doit se définir avant tout comme un outil de performance.
Les problématiques que vous rencontrez quotidiennement doivent pouvoir être visibles avec à la clé des solutions.
12- Une gestion plus facile de l’onboarding
Ce processus RH désigne tout simplement l’intégration d’un salarié qui vient d’être recruté par votre entreprise.
Cependant, de très nombreuses études ont pu montrer qu’il s’agit encore d’un point faible concernant la prise en considération des responsables RH.
Beaucoup de temps sont alors consacrés à la sélection du candidat, mais finalement peu à son intégration, c’est pourtant une étape indispensable pour que le futur salarié puisse s’orienter directement dans la bonne direction.
Dès le départ, il est important de l’intégrer à travers une formation spécifique pour que le salarié soit à l’aise sur les différentes tâches qui lui incombent.
Il se sentira également davantage investi dans le but de poursuivre son intégration.
13- Une décision partagée dans le recrutement
En implantant un SIRH, vous permettez aux autres acteurs concernant le recrutement de s’impliquer dans cette démarche.
Différents formulaires peuvent être déployés pour que chacun puisse laisser son avis.
Ainsi, la gestion RH permet d’avoir une vue globale sur l’ensemble pour mieux gérer le processus de recrutement.
Ces différentes informations obtenues vous permettront de faciliter votre prise de décision tout en restant vigilant.
C’est un des nombreux avantages de la solution qui est également axée sur le partage des informations par rapport à un CV, ses diplômes, la lettre de motivation et le compte rendu des entretiens.
Grâce au rassemblement de ces différentes informations, cela évite les déperditions et un raccourcissement est également notable sur les délais de recrutement.
Les modules SIRH vont vous permettre de gérer l’avancement global avec des indicateurs fiables qui vont vous faciliter votre prise de décision.
14- La prise en compte de la paie
Une solution SIRH efficiente, permet également de gérer facilement les fiches de paie de vos salariés ainsi que les notes de frais.
Le logiciel s’avère très simple d’utilisation avec des mises à jour régulières pour être tenu informer des nouvelles réglementations en vigueur.
Dans ce cas de figures, il est important de sélectionner une solution qui sera adaptée par rapport à la taille de votre entreprise.
Toutes les déclarations sociales en ligne seront facilitées et vous avez des bulletins de salaire déjà prêt à l’emploi.
Grâce à l’automatisationExécution d’une tâche, dans sa totalité ou en partie, par une machine sans besoin de l’intervention humaine. des fiches de paie, vous gagnez énormément de temps sur des opérations redondantes et vous évitez également certaines erreurs d’écriture.
De plus, vous serez en mesure de gérer les temps de repos de vos salariés en intégrant automatiquement le respect de certaines contraintes légales.
Directement depuis le tableau de bord, vous avez accès à toutes les informations essentielles liées à la gestion et apportant une forte valeur ajoutée.
D’autres avantages clés d’un SIRH :
- Une gestion efficace des employés
- Meilleur accès à l’information
- Rapports statutaires précis
- Aide à l’évaluation
- Réduction de la saisie et des processus redondants
- Amélioration de la satisfaction des employés
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